Análisis de Sistemas

¿Qué es?

analisis de sistemas

El Análisis de Sistemas amplía resultados del Estudio de Factibilidad y define QUÉ va a hacer el nuevo Sistema. Presenta el Modelo del Sistema Actual.

Llevar a cabo el análisis de un sistema no es más que conocer la situación actual. De hecho, se amplían los resultados del Estudio de Factibilidad, y se hace un Modelo Lógico del Sistema Actual. La idea es “retratar” o tomar una “foto” del Sistema Actual.

tomar foto

Así como un médico no da un diagnóstico sin haber estudiado los exámenes clínicos del paciente, un analista no puede ofrecer una solución sin antes haber realizado un análisis de los elementos con las que se cuentan en la actualidad.

Un buen análisis, nos da una buena base para presentar una buena solución. A fin de cuentas, el axioma utilizado en los sistemas es muy válido: basura entra, basura sale.

gigo

El término GIGO es famoso como abreviatura por el dicho inglés ‘Garbage In Garbage Out’ (Entra Basura, Sale Basura). Usado primero en la industria de la informática, describió el hecho de que el rendimiento de una computadora sólo era tan bueno como su entrada. Hasta el mejor programa no puede coger datos sin sentido y producir resultados coherentes. Desde luego, GIGO se aplica mucho más ampliamente que al campo de computadoras. La integridad del rendimiento de casi todo sistema o proceso depende de la integridad de su entrada.

Tomado de Global Project Solutions


Herramientas

  • Técnicas de recolección de información
  • Descripciones de procesos y procedimientos
  • Diagrama de Flujo de Datos (DFD)
  • Diagrama de Flujo de Procesos (DFP)
  • Diccionario de Datos (DD)

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Fases a cumplir


1. Objetivo General y Objetivos Específicos del Sistema Propuesto

  • Se identifica el Objetivo General del Sistema Propuesto
  • Al desagregar el Objetivo General, se identifican los Objetivos Específicos.
  • Al usuario no le interesan los Objetivos del Proyecto, sino qué va a hacer el nuevo Sistema.
  • Los objetivos a determinar son los del Sistema. ¡¡¡No los del proyecto!!! Un sistema no puede tener como Objetivo “Desarrollar un Sistema”.

2. Identificación de Usuarios (Directos, Indirectos, y Usuarios de los Usuarios)

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  • Tradicionalmente, los usuarios son aquellos que se benefician del Sistema de Información.
  • El haber hecho un Organigrama de la empresa facilita su identificación.
  • Se identifican tres (3) tipos de usuarios:
    • Usuarios Directos: los que van a operar directamente el Sistema de Información, y van a interactuar con él. Pertenecen a la Unidad Funcional donde se desarrolla el Sistema.
    • Usuarios Indirectos: los supervisores de los Usuarios Directos, que a pesar de no estar interactuando directamente con el Sistema, reciben información de él.
    • Usuarios de los Usuarios: Entes externos a la Unidad Funcional o a la organización, que proporcionan las entradas al sistema, y/o reciben sus salidas.
Los usuarios directos no pueden estar fuera del DFD que se hace a continuación, ya que son ellos los que están manejando las operaciones, recibiendo los datos de entrada y ofreciendo la información de salida.

3. Elaboración de Diagramas de Flujo de Datos del Sistema Actual

  • Herramienta gráfica que se emplea para describir y analizar el movimiento de datos a través de un sistema.
  • Presenta una visión (lo más amplia posible) de las entradas, procesos y salidas del sistema
  • Es un modelo lógico de los datos del sistema
  • No muestra control ni movimiento
  • Prácticamente no requiere explicación
  • Permite modelar el sistema con símbolos gráficos
Símbolos usados para graficar DFD. Luis Castellanos.
Símbolos usados para graficar DFD. Luis Castellanos.

Convenciones gráficas para dibujar DFD's. Luis Castellanos.Algunas recomendaciones:

  • Las entidades externas normalmente son las personas o entes que suministran los datos de entrada al Sistema, y/o reciben la información generada por el mismo.
  • Las Entidades externas deben ser seres vivos, animados. No puede ser una Entidad “Factura”. Si puede ser “Departamento de Ventas”,  “Gerente” o Banco, p.e.
  • Etiquete todos los elementos, y con nombres significativos
  • Los flujos no pueden tener bifurcaciones
  • No pueden existir nombres repetidos
  • Muestre flujos de datos, no de control
  • Es preferible repetir elementos, que cruzar líneas de flujo
  • Un flujo no puede ir de una Entidad a otra
  • Verifique balance, relación padre-hijo, numeración
  • Debe caber en una sola página (cada nivel)
  • Un proceso no es un departamento o unidad.
  • Los procesos deben estar definidos con nombres en infinitivo, en forma verbo-objeto preferiblemente
  • Particione procesos (explote burbujas) en 5 ± 2
  • Los procesos, en lo posible, deben coincidir con los Procesos Actuales y Propuestos
  • Al entrar un flujo en un proceso, se debe transformar y salir otro flujo (no el mismo)
  • El DFD Propuesto no puede ser igual al Actual
  • No muestre archivos en nivel 0
Ejemplo de Nivel 0 y Nivel 1 de un DFD. Luis Castellanos.
Ejemplo de Nivel 0 y Nivel 1 de un DFD. Luis Castellanos.
Ejemplo de Nivel 2 en un DFD.
Ejemplo de Nivel 2 en un DFD. Fuente Luis Castellanos.
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Ejemplo de una “explosión de burbujas”

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Salidas o productos del DFD

* Definición de Usuarios, al establecer las Entidades Externas
* Recopilación de archivos, que conformarán el DER y el DED, produciendo el diseño lógico y físico de la Base de Datos
* Bosquejo del Menú principal con los procesos del Nivel 1, en la Carta Estructurada
* Determinación de procesos terminales, a los cuales se les aplicará el Diagrama de Acción
Para que sirve un DFD
Para que sirve un DFD. Fuente Luis Castellanos

4. Elaboración del Diccionario de Datos del Sistema Actual

  • Se reseñan
    • Almacenes de Datos, Repositorios o Archivos
    • Flujos de Datos
    • Procesos
  • Normalmente los Flujos y Procesos que se reseñan son del último nivel de resolución.
  • Son los datos de los datos del sistema (metadatos)
  • Es un catálogo  de los elementos de un sistema
  • Importancia
    • Facilita el manejo de detalles en sistemas grandes
    • Comunica un significado común a todos los elementos del sistema
    • Documenta las características del sistema
    • Localiza errores y omisiones
    • Facilita el posterior mantenimiento del sistema

Existen dos tendencias razonadas, para usar un formato para el Diccionario de Datos en el Análisis, y otro formato para el Diccionario de Datos en el Diseño.

El DD en el Análisis no debe ser tan detallado, ya que sirve para entender cómo se llevan a cabo los procesos en la actualidad. Se pueden usar los formatos sencillos que se muestran a continuación:

dd sencillo

El DD en el Diseño debe ser más específico, ya que se utilizará para la creación de la Base de Datos y para que los programadores utilicen las mismas variables y tipos de datos.

Se pueden usar los formatos que se muestran a continuación:

Formatos para Diccionario de Datos
Formatos para Diccionario de Datos. Luis Castellanos.
dd ejemplo
Ejemplo de DFD lleno

5. Recopilación de Reportes del Sistema Actual

reportes

  • Se hace una recopilación de los reportes actuales usados por la organización, a fin de determinar la pertinencia y la necesidad de cada uno de ellos.
  • Los reportes actuales pueden ser facturas, reportes, formatos.
  • La idea es que nos ayude a comprender mejor el sistema actual, y nos de una idea de cómo son sus salidas. En muchos casos, nos ofrecen un punto de partida para el diseño de los reportes propuestos.

6. Elaboración de Procedimientos Propuestos

  • De acuerdo con la recolección de información y entrevistas con los usuarios, se elaboran, también a grosso modo, los Procedimientos Propuestos para el Sistema.
  • La idea es que estos procedimientos alimenten el Nivel 1 del DFD propuesto.

Técnicas de Recolección de Información

Entrevista

entrevista

Entrevista es un término que está vinculado al verbo entrevistar (la acción de desarrollar una charla con una o más personas con el objetivo de hablar sobre ciertos temas y con un fin determinado).

  • Tipos
    • Individuales o Grupales
      • Individuales:  se lleva a cabo recopilando información con una persona a la vez
      • Grupales: se lleva a cabo recopilando información con todo un grupo de personas de manera simultánea
    • Estructuradas o No Estructuradas
      • Estructuradas: cuando se encuentra absolutamente estandarizada; es decir que se compone de preguntas rígidas que se plantean a todos los interlocutores de forma idéntica y cuya respuesta también se encuentra estructurada.
      • No Estructuradas: es una charla de manera informal, donde se busca obtener información. No hay un guión ni preguntas predefinidas.
      • Mixtas: no se sirve de un cuestionario fijo, ni plantea unas preguntas prefijadas, sino que sigue una especie de guía de entrevista en las que se detallan, no las preguntas sino las áreas que han de ser exploradas.
  • Recomendaciones
    • Investigar antecedentes de la organización
    • Desarrollar un plan global y objetivos a cumplir
    • Seleccionar a los entrevistados
    • Tener autorización para hablar con los usuarios
    • Planificar entrevistas (tipo y estructura)
    • Usar herramientas automatizadas sin abuso
    • Tratar de juzgar qué información le interesa más al usuario
  • Objeciones y Resistencias
    • Está ocupando mucho de mi tiempo
    • Está amenazando mi empleo
    • No conoce nuestro negocio. ¿Cómo va a decirnos que debemos hacer?
    • Está tratando de cambiar la forma de hacer las cosas aquí
    • No queremos ese sistema
El rapport es cuando dos o más personas sienten que están en “sintonía” psicológica y emocional (simpatía), porque se sienten similares o se relacionan bien entre sí. La teoría del rapport incluye tres componentes conductuales: atención mutua, positividad mutua y coordinación. (Wikipedia)

Cuestionario

cuestionario

Es un conjunto de preguntas que se confecciona para obtener información con algún objetivo en concreto.

  • Tipos de Preguntas
    • Preguntas abiertas: Son preguntas en las que se permite al encuestado responder cualquier cosa según la pregunta. Con estas preguntas puede obtenerse una mayor riqueza de detalle en las contestaciones, pero tienen el inconveniente de que las respuestas son difíciles de evaluar.
    • Preguntas cerradas: Son preguntas en las que sólo se permite contestar mediante una serie cerrada de alternativas. Con estas preguntas puede perderse riqueza en la información pero se puede hacer su cuantificación; así es más fácil realizar una tabulación, donde los resultados sean más concretos y más exactos.
    • Preguntas semi-abiertas (o semi-cerradas): Son preguntas de características intermedias entre los dos tipos anteriores, que intentan no perder nunca mucha riqueza de información a costa de perder algo de facilidad en la tabulación de las respuestas.
    • Preguntas en batería: Son aquellas que se planifican para realizarlas secuencialmente en función de la respuesta dada a la pregunta de la secuencia anterior. Su objetivo es profundizar en una información siguiendo el hilo de las sucesivas repuestas.
    • Preguntas de evaluación: Son preguntas dirigidas a obtener del entrevistado información sobre cómo valora una serie de cosas o aspectos. Pueden proporcionar una valoración de carácter numérico o una valoración de carácter cualitativo.
    • Preguntas introductoras o motivadoras: Son las que se realizan al principio de la entrevista y que tienen como objetivo despertar el interés de la persona que se va a entrevistar, intentando motivarle y predisponerle favorablemente para la realización del cuestionario.

Observación

observacion

Del latín observatio, la observación es la acción y efecto de observar (examinar con atención, mirar con recato, advertir). Se trata de una actividad realizada por los seres vivos para detectar y asimilar información.

También se dice que es la acción de observar o mirar algo o a alguien con mucha atención y detenimiento para adquirir algún conocimiento sobre su comportamiento o sus características.
Recordar el dicho: "los mirones son de palo"
El observador no debe hacer comentarios sobre las actividades que se realizan. Sólo debe limitarse a tomar notas acerca de dichas actividades.

Algunos consejos

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Publicado por

Luis Castellanos

Luego de unos años en Maracaibo, de regreso en Caracas. Docente Universitario y Bloguero. Orgulloso padre de dos hijos. luiscastellanos @ yahoo.com | @lrcastellanos

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